Einführung der digitalen Personalakte
Zum 1.April führt die Diakonie Wolfsburg die digitale Personalakte ein. Mit Unterzeichnung der Dienstvereinbarung wurde es "offziell". Daran teilgenommen haben (im Bild von links) Alexandros Georgiadis, Vorsitzender der Mitarbeitervertretung, Geschäftsführer Ralf-Werner Günther, und Mirko Bratze, stellv. Personalleitung. Ab sofort stehen die wichtigsten personalbezogenen Dokumente sicher und online zur Verfügung.
"Nach intensiver Vorbereitung wird dieser Schritt in Richtung moderner, transparenter und effizienter Arbeitsprozesse Wirklichkeit. Das wird uns neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit eröffnen", freut sich Pesonalleitung Daniela Engelbrecht.
Die Vorteile für alle Mitarbeitenden:
- zentraler Zugriff - alle relevanten Dokumente wie Verträge, Urlaubsanträge, Bescheinigungen und mehr sind an einem Ort, jederzeit und schnell einsehbar
- Sicherheit und Schutz – alle Daten sind sicher und geschützt, keine Papiere gehen verloren oder werden beschädigt
- zeitsparend - Dokumente lassen sich schnell einsehen und verwalten, ganz ohne Papieraufwand
- nachhaltig und effizient - weniger Papier, weniger Bürokratie
- einfache Verwaltung- die persönlichen Daten und Dokumente können jederzeit aktualisiert und abgerufen werden
Die Vorteile für Führungskräfte
Führungskräfte erhalten künftig direkten Zugriff auf wichtige Mitarbeiterdaten, die eine noch bessere Unterstützung und gezielte Förderung der Mitarbeitenden ermöglichen, z.B. in den Bereichen
- Arbeitnehmerprofil - Informationen zu Qualifikationen und relevante Bescheinigungen.
- arbeitsmedizinische Vorsorge - alle Details zu Vorsorgeuntersuchungen, Ergebnissen und Intervallen
- Arbeitsvertrag - Einsicht in Vertragsdaten, Vertragsbeginn und -ende, Probezeit sowie Teilzeitregelungen.
- betriebliche Funktion - Informationen zu bisherigen und aktuellen Betriebsfunktionen sowie Kostenstellen.
- Stellenbeschreibung - detaillierte Daten zu aktuellen Positionen, Anforderungen und Beschäftigungsbeginn.
Das sagen Kolleginnen und Kollegen
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© Diakonie Wolfsburg/Bettina Enßlen So haben wir jederzeit einen Überblick über Qualifikationen und Dokumente unserer Mitarbeitenden und erkennen schnell fehlende Nachweise oder Schulungen. Prozesse laufen deutlich effizienter.
Dr. Stefanie Barkallah Leitung ProIntegration -
Ich finde es gut, dass wir die digitale Akte einführen. So haben wir einen zentralen und schnellen Zugriff auf die Daten. Mir gefällt auch der Nachhaltigkeitsgedanke. Wir verbrauchen deutlich weniger Papier.
Bernd Rattke Leitung Finanz- und Rechnungswesen -
Die Einführung der digitalen Personalakte ist für mich eine wertvolle Gelegenheit, meine Kollegen/-innen noch besser kennenzulernen. In unserem Team stecken viel Fachwissen und Erfahrung.
Julia Pannier Leitung Suchthilfe -
Ich finde meine Unterlagen sofort und kann selbst auf alles zugreifen, was ich brauche. So spare ich Zeit, bin unabhängiger und habe den Kopf frei für meine Arbeit. Die Zusammenarbeit wird einfacher, schneller und entspannter.
Lilli Tesch Koordinatorin praktische Ausbildung -
Unsere Zusammenarbeit an der Schnittstelle zu Mitarbeitenden und zu Führungskräften können wir jetzt noch dienstleistungsorientierter gestalten. Wir können schneller auf Daten zugreifen und zu Fragestellungen beraten.
Melina Hintz Team Personalservice und -entwicklung